リモートワークする上で最低限知るべきこと

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はじめての記事になりますが、リモートワークについて話してみたいと思います。

最近コロナウイルスの流行で多くの企業様はリモートワークを導入し始めましたので、
今回はリモートワークする上で最低限に知っておくべき課題点とその対策方法について、話してみたいと思います。

最初に説明しておきますが、この記事ははじめてリモートワークをする方や導入する会社向けの内容になっています。

リモートワークの課題点について

リモートワークをする上で一番の課題は効率になります。
特に今までリモートワークを導入していない企業やリモートワークをやったことがない個人にとって、今まで通りに効率を維持することが重要になります。

1．作業の効率化

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残念ながら人間は惰性の動物であります！
例えば、今までは全員同じオフィスで働いて周りには上司や同僚がいますから、
周りの目が気になって少し遅刻しても恥ずかしいと思うはずです。
しかし家にいると周りは誰もいないし、10分、20分、30分を遅れても誰も知らないので、
色々なところで少し楽をしようとします。（それが人間の本能です）
また、周りの環境に影響されやすく、なかなか集中ができないこともあります。
それで作業の効率はどんどん落ちていきます。

ですからリモートワークをする上でセルフコントロール能力が一番大事！

オフィスを持たず、社員たちが世界各地で仕事する、あの有名なWordPressの運営会社Automattic社も採用基準で、最も重要視されるポイントの一つはセルフコントロール能力でした。

2．コミュニケーションの効率化

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リモートワークではどうしてもコミュニケーションが少なくなってしまいます。
今までオフィスで隣り合わせだった同僚と画面をみながら少し話せば、直ぐに解決できた問題は今ならいちいち説明しないといけなくなります。
また、顔を合わせて話すことしか伝わないこともあります。
文字だけのやりとりでは厳しいケースも多いです。

ほとんどの仕事は1人の単独作業ではなく共同作業ですから、円滑なコミュニケーションを実現する必要があります。

対策方法について

リモートワークの課題について、それぞれ個人と企業の観点で対策方法を話したいと思います。

個人について

個人にとって効率よく仕事するためにはセルフコントロール能力が一番重要です。
そして、環境や状況を作り出すことがセルフコントロールを成功させる上で最も重要なポイントです。

以下の３点は全てその環境と状況を作り出すためです。

1．作業用スペースの確保

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普段の生活スペースと作業用スペースをちゃんと区分けしましょう。
なぜなら、ほとんどの人間は環境に左右されます。
テレビの前で仕事していたら、ついテレビをつけてみたり、お菓子が目の前にあるとつい食べたり、漫画があったら漫画を読んでみたりして、気づいたらもう1時間くらい過ぎてしまったこともあると思います。
何度も言いますが、人間は惰性の動物であります(笑)
また、子供がいる家庭だと子供に邪魔されて、集中ができないこともよくあります。

おすすめな方法は一つの部屋を完全に作業部屋として用意して、普段の生活スペースとはっきり区分けして、テレビも漫画もお菓子も置きません！
しかし、なかなか部屋を用意できない人もいると思いますので、
その場合はソファーやベッドの上で仕事するのをできるだけ避け、開始する前に机の上を綺麗にして、仕事の邪魔になりそうな物を隠すや他の場所へ移動するなど工夫してみてください。

2．時間の管理

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作業時間と休憩時間を区別することで気持ちの切り替えがしやすくなります。
まずは仕事を開始する前に今日一日の作業時間と休憩時間を決めてください。
そして、アラートを利用するなど休憩時間は休憩する、作業時間は作業することを徹底してみてください。
例えば、9時ー12時：作業時間、12時ー13時：休憩時間、13時ー18時：作業時間
しかし、9時ー12時は作業時間といっても、3時間も集中できる人はなかなかいません！

そこで、おすすめの集中力を維持する方法としてあの有名な「ポモドーロ・テクニック」です。
25分（集中）・5分（休憩）・25分（集中）・15分（休憩）…のサイクルを繰り返すことで、集中力を持続したまま仕事ができます。
しかし、人によっては1回のサイクルで集中できる時間が異なりますので、必ずしも25分（集中）・5分（休憩）のサイクルではなくもいいと思います。
因みに私は50分（集中）・10分（休憩）のサイクルでやっています。

また、このためにいちいちタイマーを設定するのも面倒くさいですから、私は普段このAppを使っています。
一番のメリットはタイマーの時間はiphone、Mac、iPad間で同期することができます。

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3．勤務中と休憩中の区別

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今まではオフィス勤務だと仕事のオン・オフの切り替えをしやすかったと思いますが、家にいると仕事しているのか休んでいるのか曖昧になりがちです。
気持ちの切り替えができないと集中しにくいので、結果作業効率が下がります。

1と2で話しました作業用スペースの確保と時間の管理を活用しながら、
うまく勤務中と休憩中の区別ができるように工夫してみてください。
また、少しやりすぎかもしれませんが、部屋着をやめていつも会社に行く服装で仕事してみるのもありかもしれません。

企業について

先ほども話しましたが、リモートワークをする上で一番の課題は効率です。
そのため、企業の立場からチームや社員の効率アップをサポートできることについて、話してみたいと思います。

1．報告制度の徹底

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リモートワークを慣れていない企業にとっては今までより管理コストが増えるはずです。
そのため、毎朝に朝礼とその日の終わりに日報の提出を徹底した方がいいと思います。

朝会について

IT界隈でよく知られているアジャイル開発という開発手法があり、それはチーム全体の状況を共有するミーティングを毎朝行うことです。
これをデイリー・スクラムやスタンドアップ･ミーティングとも呼ばれます。

基本的にはデイリー・スクラムと同じく、メンバー各自で次のことを簡潔に報告すればいいです。

昨日の作業内容
本日の作業予定
課題の有無

しかし、ここからがポイントです！
必ず始業時間を決めて、その時間にミーティングを開催することです。

なぜ始業時間に朝礼をやらないといけないですか？
まずはほとんどの仕事は共同作業であることを覚えて欲しいです。

今までオフィス勤務の場合、多少前後勤務時間がズレても基本皆さん同じ空間内で仕事していますから、何かあったら直ぐに声をかけることもできました。
しかし、リモートワークの場合は同じ空間にいないので、せめて同じ時間帯でいないと情報共有が難しくなります。
情報共有ができないと当たり前ですが、共同作業もしにくいです。

もちろんツールを活用すれば、同じ空間にいなくてもほぼ同レベルの情報共有ができる企業もあります。
しかし、はじめてリモートワークを導入する企業にとっては社員全員が慣れるまで時間がかかります。
ツールについては「3.積極的にツールの導入と活用」を参考してください。

日報について

日報は堅苦しいと思う方は少なくないと思いますが、実際私もそう思っています(笑)

ですから、気軽に日報を提出できることがポイントです。
フォーマットは一切気にする必要がないです。
基本的に以下の内容だけで十分です。

本日予定した作業の進捗状況（予定通りならそれ以上を書く必要がない、遅れているならいつまで完了できるかの目処を書く）
課題があれば、その内容を書く（次の日の朝礼でもう少し補足説明するなど）

また、日報の提出方法についてはメールよりはSlackなどのチャットツールやDocBaseなどの情報共有ツールがいいです。

これくらいをやれば、最低限の情報共有ができると思います。

2．目標の管理ではなくタスクの管理

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これについては主に管理職への話です。

目標を管理するな！目標をタスクに分解せよ！

リモートワーク以外でもしっかりやるべきことですが、リモートワークの場合は普段よりフィードバックが遅れやすいため、ズレてから修正するよりできるだけズレないタスクを作ることが大事です。

目標を管理するな！
年間1200万円の売上目標に対して、毎月100万円のノルマを部下に与えれば終わりだと思っているなら大間違いです。
それは管理と言わない！ただの算数です。小学生でもできます(笑)

目標をタスクに分解せよ！
年間1200万の売上を達成するためのキーポイントは何かを洗い出し、それぞれキーポイントから具体的なタスクまで分解することが重要です。
仮に年間1200万を達成するには120社と契約する必要があるとしたら、契約の獲得がキーポイントになりますので、契約数を増やすための具体的なタスクまで分解する必要があります。

例えば：契約数 = 訪問数ｘ提案数が具体的な方法としたら、
どれくらいの会社に訪問しないといけないか？どれくらい提案を作らないといけないか？
過去のデータを元に具体的な数字まで決めて、それを日々のタスクに落として管理しなければいけないです。

もちろん、目標からタスクまで分解するスキルは部下にも身につけて欲しい重要なスキルでもあります。
しかし、その仕事を全部部下に任せるのは違います。